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session: S03
exercise: 4
title: 業務×AI活用マップ作成
duration: 23min
tools:
  - Google スプレッドシート
  - Gemini
phases:
  step1_棚卸し: 8min
  step2_適用判定: 8min
  step3_1件試す: 5min
  step4_印をつける: 2min
hint: hints/step04_activitymap_hint.md
tags: [業務棚卸し, 活用マップ, 第2回の土台]
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# 演習4：業務×AI活用マップ作成

## このページでやること

自分の1週間の業務を Google スプレッドシートに棚卸しして、どこに AI の出番がありそうかを見える化します。ここで作るマップは、第2回研修で「自部署のAI活用計画」を考えるときの土台になります。当日の持ち帰り成果物です。

## ゴール

- 1週間の業務が10件以上書き出せている
- 各業務に「AIで省ける部分」「個人情報の有無」「優先度」が埋まっている
- 優先度「高」の業務を1件、実際に Gemini で試せている
- 第2回で深掘りしたい業務に印（○）が3〜5件ついている

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## 準備：テンプレートをスプレッドシートで開く

1. ブラウザで Google スプレッドシートの新規シートを開きます
2. メニューの ファイル → インポート → アップロード を選びます
3. 配布フォルダの `templates/業務×AI活用マップ_テンプレート.csv` を選びます
4. インポート場所は「新しいシートを作成する」または「現在のシートを置き換える」を選んでインポートします

テンプレートには、保険業界の業務例があらかじめ数行入っています。書き方の見本として残したまま、その下の空行に自分の業務を足していってください。

### 列の意味

| 列 | 何を書くか |
|---|---|
| A 業務名 | 具体的な動詞で。「メール対応」より「週次報告メールの下書き作成」 |
| B 頻度 | 毎日／週N回／月1回／不定期 |
| C 1回あたり所要分 | 1回にかかる時間（分） |
| D AIで省略できそうな部分 | 業務全体ではなく、下書き・要約・整形などの部分タスク |
| E 個人情報の有無 | あり／なし。「あり」は第1回では優先度を上げない |
| F 優先度 | 高／中／低（効果と安全性の2軸で判断） |
| G 第2回で深掘り | ○ をつける（3〜5件まで） |

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## Step 1：棚卸し（8分）

A〜C列に、1週間の業務を10件以上書き出します。完璧に網羅しなくて構いません。思いついた順で大丈夫です。年に1回でも所要時間が長い業務は、候補として書いておく価値があります。

業務を思い出す手がかりが欲しい場合は、`templates/業務メモ_サンプル.csv` を別シートに開くと、書き方の例として参考になります。

## Step 2：AI適用判定（8分）

D〜F列を埋めます。

- D列：その業務の中で AI に任せられそうな「部分」を書きます。AI は人間の代わりではなく、下書きや要約といった部分タスクを引き受けるのが得意です。「全部」ではなく部分で考えてください。
- E列：個人情報を含むかどうか。含む業務は第2回の「セキュリティ・ガバナンス」で扱うので、第1回では優先度を上げないでください。
- F列：効果（時間削減や品質向上が大きいか）と安全性（個人情報を含まないか）の2軸で、高／中／低をつけます。両方高ければ「高」、片方だけなら「中」です。

## Step 3：1件試す（5分）

優先度「高」の中から1件選び、いま [Gemini](https://gemini.google.com){target="_blank"} で実際に試します。演習1〜3で身につけた、役割・状況・出力形式を渡す型を使ってください。個人情報は入れないでください。やってみた結果を、その行のどこかにメモしておくと第2回で役立ちます。

## Step 4：印をつける（2分）

G列に、第2回で深掘りしたい業務へ ○ をつけます。3〜5件に絞ると、次回が動きやすくなります。絞り終えたら、クラス共有シートの自分の行に「マップできた」と記入してください。

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## 答え合わせ

Step 4 が終わったら、`hints/step04_activitymap_hint.md` を開いてください。各列の埋め方ガイドと、完成例（架空の事務担当者Aさんのマップ）の見方が書いてあります。完成例の CSV は答え合わせの段で開く案内に従ってください。先に開くと自分の発想が引っぱられます。

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## チャレンジ（早く終わった方向け）

○ をつけた業務の1つについて、Gemini に「この業務をAIで効率化するとしたら、どんな手順が考えられますか。注意点も添えてください」と相談してみてください。第2回の検討メモになります。

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## うまくいかないとき

### CSV を開いたら文字化けする

インポート時に区切り文字が自動判定されない場合があります。インポート設定で区切り文字を「カンマ」にして再読み込みしてください。

### 10件も思いつかない

毎日・毎週やっている定型業務から書き出すと出てきやすいです。メールの下書き、議事録作成、要約、整形など、地味な作業ほど候補になります。

### 「AIで省ける部分」に「全部」と書いてしまう

全部は無理です。その業務を工程に分けて、下書き・要約・整形のどこを任せられるかで考え直してください。
